Appel à candidatures pour l'organisation de JFPC 2013

Bonjour,
le CA de l’AFPC lance un appel à organisateur pour les JFPC 2013.
Cet appel est donc posté dés à présent en encourageant les candidats à se manifester lors de la prochaine AG du 22 juin 2012,
en soumettant un dossier même partiel (voir charte jointe), ou en faisant une déclaration d’intention lors de l’AG.

Pour tous renseignements ou déclaration d’intention, écrire à afpc- sec[@[emn.fr

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AFPC
CADRE CONVENTIONNEL
pour l’organisation des JFPC 2013
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Les JFPC sont la manifestation officielle de l’AFPC qui en designe
annuellement le President de la conference (Organisateur) et le
President du comite de programme.

Ce cadre conventionnel est destine a faciliter les rapports entre
l’AFPC et les responsables designes. Il doit favoriser une solidarite
morale afin d’assurer le succes technique et financier de la
manifestation.

Il doit servir de base pour l’etablissement eventuelle d’un contrat
avec l’institution qui organise la conference.

1- INTITULE:
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L’intitule de la manifestation est:
Journees Francophones de Programmation par Contraintes (JFPC).

2- RESPONSABILITES:
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Le President du Comite de Programme est responsable de tous les aspects
scientifiques.

Le President de la conference est responsable de tous les aspects
budgetaires et organisationnels.

Les Presidents doivent cooperer partout la ou les aspects
scientifiques et organisationnels interferent.

Les Presidents s’engagent a preparer la conference conformement aux
orientations generales precisees dans l’article 1.2 du reglement interieur
de l’AFPC et a l’alinea 6 ci-dessous.

Le secretariat de l’AFPC est l’interlocuteur du President du Comite de
Programme et des organisateurs pour toute question relevant des JFPC
(organisation, deroulement, reglement final).

3- ENGAGEMENT FINANCIER:
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Le budget doit prévoir un tarif reduit pour les participants membres de l’AFPC
et le reversement des cotisations correspondantes aux nouveaux adhérents
a l’AFPC (inclus ici a hauteur de 10 euros en moyenne dans la somme forfaitaire).

L’organisateur doit viser des tarifs d’inscription les plus bas possibles, afin de faciliter
la participation de tous, tout en assurant l’équilibre de son budget. Il devra pour cela,
d’une part rechercher des subventions auprès des collectivités et établissements locaux
ainsi que des partenaires académiques et industriels de notre communauté, et d’autre
part limiter les frais en utilisant au maximum les infrastructures locales (salles de cours,
restauration universitaire, …).

4-ACTES:
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Publication des actes conformement aux orientations precisees dans
l’article 1.2 du reglement interieur de l’AFPC et a l’alinea 5 ci-dessous.

Les actes “papier”, contenant l’ensemble des publications doivent etre
fournis a tous les participants inscrits. Le style utilisé est le “style
JFPC” disponible sur l’URL de l’AFPC.

Les actes dematerialises devront etre mis dans l’archive HAL quelques
jours avant la conference.

Si une edition par un editeur commercial est envisagee, celui-ci doit
etre agree par le Conseil d’Administration.

Dans l’un ou l’autre cas le document aura si possible un numero ISBN et
ISSN, et les sommaires seront communiques a fin de publication dans DBLP.

5- LANGUE:
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La langue officielle des JFPC est le francais. Neanmoins une communication
peut etre presentee en anglais si le seul auteur présent n’est pas
francophone.

Pour toute publication, chaque communication doit etre redigee en francais
si l’un des auteurs au moins est francophone. Chaque communication doit
avoir un resume en francais et un en anglais.

6-DEROULEMENT:
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L’organisation des JFPC devra respecter les principes suivants.

- favoriser la participation de toutes les manieres possibles
(sessions poster, sessions orientees enseignement, industriels, …).

- tarif d’inscription aussi faible que possible afin de favoriser
la participation d’un maximum de personnes, d’equipes et d’etudiants.

- favoriser l’esprit de rencontre et d’echange (pauses suffisamment
longues, repas pris en commun, programme social, …).

7-BILAN et STATISTIQUES:
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A l’issue des JFPC et au plus tard apres la cloture des comptes des JFPC par
l’organisateur, un bilan statistique et comptable sera envoye au secretariat
de l’AFPC pour archivage dans la base de d’informations de l’association.

8- LOGO:
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Le logo de l’AFPC devra figurer sur toutes les publications, liees a la
conference, sa preparation et son deroulement.

9-DOSSIER:
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La candidature a l’organisation des JFPC se fait avec un dossier
envoye au secretariat et soumis au Conseil d’Administration.
Le dossier doit imperativement comporter les elements suivants:

1- Motivations.
2- Cadre local.
3- Date proposee et duree.
4- Montage general des journees, premieres idees sur la maniere
de satisfaire les orientations generales.
5- Budget previsionnel.
6- Calendrier de preparation fixant les dates essentielles (appel,
comite de programme, notification aux auteurs, remise des papiers
definitifs, programme definitif …).
7- Aspects promotionnels (documents prevus, diffusion, annonces par
voie electroniques et par voie de surface, differents routages et leur
dates, …).
8- Acces au lieu de la conference et capacite de logement.

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